Personvernerklæring

Personvern:

I tråd med de oppdaterte lover og reglene forbundet med personvern, som er gjeldende fra mai 2018, har vi tilpasset våre retningslinjer og rutiner for oppbevaring og behandling av informasjon om våre medlemmer. Informasjonen er samlet i passordbeskyttet databaser og kan enkelt finnes frem ved behov. Det vil si at hvis du som medlem kontakter oss og ber om å få vite hva vi har av informasjon om deg, så vil du få konkret oversikt overlevert. Reglene gjør det også enkelt for deg som kunde å bli slettet fra våre databaser. Vi skal kun ha relevant og nødvendig informasjon om våre medlemmer og gjester, slik at annen informasjon automatisk vil bli slettet.

I forbindelse med ditt medlemskap trenger vi informasjon om deg for å gi deg ditt eget personlige medlemsbånd, for å opprette avtalegiro eller for å kunne sende månedlig faktura. I tillegg trenger vi noen ganger informasjon om deg for å vite hva du som kunde er mest opptatt av og hvilke behov du har, slik at vi kan levere produkter tilpasset deg. Noen ganger trenger du kanskje å fryse ditt medlemskap av helsemessige årsaker, eller din arbeidsplass har en avtale med oss. Da skal du vite at vi vet disse tingene, for å kunne yte best mulig service. Du skal til enhver tid vite hva informasjonen du gir oss brukes til og hvor lenge vi beholder denne informasjonen. Vi har laget en ryddig og oversiktlig personvernerklæring, som forteller deg detaljert om hva informasjonen du legger igjen hos oss brukes til. Finner du ut at du ikke ønsker å ha denne informasjonen liggende hos oss, kan du når som helst få dette slettet fra våre databaser. Alle henvendelser skal besvares innen en måned. Vi har opprettet vårt eget personvernombud, som er Aquarama’s personvernekspert. Dette er bindeleddet mellom ledelsen, de som er registrert hos oss og Datatilsynet. Personvernombudet er ansatt i Aquarama, så vi bruker ikke tredjepart. For oss i Aquarama er det viktig at det er egne medarbeidere som selv sørger for å ha oversikt og kontroll og utføre nødvendige tiltak. Aquarama driver kun virksomhet i Norge og overholder gjeldende lover og regler, herunder også ifm. GDPR.

Aquarama fokuserer på å ivareta og beskytte våre kunders personvern. Vi behandler personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning, herunder i samsvar med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som kunde.

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi mottar og samler inn når du benytter deg av våre tjenester, samt hva vi gjør for å beskytte personopplysningene. 

Du bør gjøre deg godt kjent med innholdet i denne personvernerklæringen. Ved å bestille og ta i bruk våre tjenester samtykker du til at vi behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.

Personvernerklæring:

  1. Hvem er behandlingsansvarlig? 

Det er selskapet Aquarama Service AS og Aquarama Badedrift AS som er behandlingsansvarlig, representert ved personvernombud og hennes personvernteam.

  1. Hvilke personopplysninger behandles? 

For våre medlemmer og øvrige kunder oppbevares opplysninger om navn, telefonnummer, adresse, e-post, kjønn, alder og eventuelt familietilknytting. I tillegg er det adgangskontroll som registrerer hyppighet og bruk av medlemskapet hos medlemmer. 

For abonnenter av nyhetsbrev lagres kun navn, e-post og eventuelle interesser i å motta informasjon om.

  1. Hva er formålet? 

Formålet med å lagre personopplysninger om medlemmer og gjester er å kunne opprette riktig medlemskap med tanke på pris, rabatter og alder. Her må også opplysninger oppbevares i forhold til betalingstransaksjoner. For øvrige kunder som for eksempel har kjøpt klippekort/fleksibillett hos oss er det praktisk å kunne fornye dette uten å måtte be om alle opplysninger på nytt. 

For abonnenter av nyhetsbrev lagres navn, e-post og interesser i forbindelse med kundeoppfølging og relevant markedsføring. 

Data fra adgangskontroll lagres for å føre statistikk på antall besøk og for å kunne tilpasse produkter og mer effektive løsninger. Denne dataen knyttes kun til registrerte medlemmer og kan ikke knyttes til den enkelte gjest. 

  1. Hva er det rettslige grunnlaget?

Her henvises til Lov om personvernopplysninger §8 om vilkår for å behandle personopplysninger. 

  1. Hvor hentes opplysningene fra? 

Opplysningene hentes direkte fra medlemmet/kunden ved registrering i resepsjon eller ved registrering av informasjon gjennom vår nettside eller i skjema for nyhetsbrev.  

  1. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene? 

Det er selvsagt helt frivillig, men vi kan for eksempel ikke opprette medlemskap for en kunde uten å knytte det opp mot relevante personopplysninger i forbindelse med betalingstransaksjoner. Skal du dog ha andre produkter trenger vi ikke disse opplysninger og du kan be om at de slettes. 

Det er frivillig å melde seg på nyhetsbrev og du kan til enhver tid melde deg av et nyhetsbrev ved å trykke “unsunscribe” nederst i e-posten. 

  1. Utleveres opplysningene til tredjeparter? 

Opplysningene om medlemmer og øvrige kunder lagres i vårt kundedatabasesystem BRP lokalt på huset via vår egen server.

For deg som kun er mottaker av nyhetsbrev lagres opplysningene i database hos Mailchimp som vi har en databehandlingsavtale med.

  1. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

Opplysningene arkiveres i henhold til punkt 7 og de slettes etter 5 år dersom de ikke lenger er i aktiv bruk (for eksempel et løpende medlemskap). Ønsker du å slette/anonymisere dine personopplysninger relatert til ditt medlemskap/kundeforhold kan du ta kontakt med Aquarama på e-post: cathrine@aquarama.no

Din henvendelse vil besvares innen 1 måned og vi vil gi beskjed når du er anonymisert/slettet.    

  1. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?

Samtlige som er registrert i våre databaser har selvsagt full rett til innsyn om alle personvernopplysninger som lagret hos oss, hva det brukes til og å bli slettet når de ønsker. Se punkt 8 og 11. Det er til enhver tid Norges gjeldende lovverk vi forholder oss til.

  1. Hvordan sikres opplysningene?

Informasjon lagres på webhotell levert av et norsk selskap. Videre er det kun personvern teamet & leverandør av nettsiden som har tilgang til opplysningene som trenger dem for å betjene våre kunder i det daglige. Tilgangen er også passordbeskyttet i form av at den enkelte medarbeider må logge på med personlig bruker for å få tilgang når de er på jobb.

Webanalyse og informasjonskapsler:

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet aquarama.no. For å analysere informasjonen bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.

Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Du kan selv administrerer bruken av informasjonskapsler.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Søk:

Aquarama lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder via Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adresser.

Kontaktinformasjon:

For utfyllende informasjon, ønske om innsyn og/eller sletting ta kontakt på e-post: cathrine@aquarama.no

Informasjonskapsler:

Navn

Hensikt

Leverandør

_ga Brukes til å skille brukere. Google analytics
_gat Brukes til å skille brukere. Google analytics
_gid Brukes til å skille brukere. Google analytics
_fbp Facebook pixel, brukes til markedsføring. Facebook
_hj Informasjonskapsler med _hj prefix er informasjonskapsler for visning av siden. WordPress

Les mer om Google Analytics-bruk.

Les mer om Facebook-pixel.

Personvernerklæring for arbeidssøkere:

Aquarama er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som vi registrerer og behandler om deg på grunnlag av din søknad om stilling hos oss. Aquarama AS ved daglig leder eller fagansvarlig for den aktuelle avdelingen vil være de som håndterer prosessen og behandler opplysningene.

Gjennom denne personvernerklæringen får du informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan disse opplysningene blir behandlet og hvilke rettigheter du har i forbindelse med dette.

Personopplysninger vi behandler og formålet med dette:

I forbindelse med at du søker jobb hos oss vil vi gjennom vår ansettelsesprosess behandle en rekke personopplysninger om deg. Noen av disse opplysningene gir du oss, mens andre kommer fra tredjeparter, se nærmere om dette nedenfor.

I våre systemer registres personinformasjon som f.eks. navn, alder, kjønn, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer. Disse opplysningene får vi av deg.

Vi behandler også opplysninger fra din søknad og CV. Det samme gjelder dine vitnemål og attester, samt uttalelser fra referanser og våre egne vurderinger av deg. Noe av denne informasjonen får vi fra deg, noe innhentes fra referanser og noe er et resultat av vurderinger som vi har gjort.

Formålet med å behandle personopplysningene er å gjennomføre en korrekt og god ansettelsesprosess, slik at den best kvalifiserte arbeidssøkeren kan få tilbud om stillingen.

Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger:

Det viktigste rettslige grunnlaget for at vi kan behandle personopplysninger om deg er EU-forordningen om personvern artikkel 6 bokstav b). På bakgrunn av din søknad åpnes det her for å gjennomføre tiltak før en eventuell avtaleinngåelse.

Dersom det er aktuelt å oppbevare opplysninger om deg etter at ansettelsesprosessen er gjennomført, vil vi be om ditt samtykke. Samtykke er et behandlingsgrunnlag etter EU-forordningen artikkel 6 bokstav a). Et eventuelt samtykke vil du når som helst kunne trekke tilbake.

Dersom det i tilknytning til ansettelsesprosessen behandles særlige kategorier personopplysninger (sensitive opplysninger) er grunnlaget for dette EU-forordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

Hvor i verden behandler vi opplysninger om deg?

Dine personopplysninger lagres på server som er plassert i Norge.

Så lenge lagrer vi dine personopplysninger:

Personopplysningene om de søkerne som ikke blir ansatt slettes når ansettelsesprosessen er gjennomført, med mindre vi får samtykke til å oppbevare opplysningene i en lengre periode. Oppbevaringstiden vil i slike tilfeller fremgå av samtykket. Dersom du sender oss en åpen søknad på et tidspunkt der vi ikke har ledige aktuelle søknader, beholder vi denne etter avtale/samtykke med deg. For å bli vurdert via åpne søknader, er vi avhengig av å lagre din informasjon så lenge du ønsker muligheten. Dersom du har sendt en åpen søknad og ønsker at vi sletter denne, kan du når som helst sende mail til soknad@aquarama.no, så sletter vi denne med en gang.