Personvernerklæring

Personvern

I tråd med de oppdaterte lover og reglene forbundet med personvern, som blir gjeldende fra mai 2018, har vi tilpasset våre retningslinjer og rutiner for oppbevaring og behandling av informasjon om våre medlemmer. Informasjonen er samlet i passordbeskyttede databaser og kan enkelt finnes frem ved behov. Det vil si at hvis du som medlem kontakter oss og ber om å få vite hva vi har av informasjon om deg, så vil du fra og med 25. mai få en konkret oversikt overlevert. De nye reglene gjør det også enkelt for deg som kunde å bli slettet fra våre databaser. Vi skal kun ha relevant og nødvendig informasjon om våre medlemmer og gjester, slik at annen informasjon automatisk vil bli slettet.

I forbindelse med ditt medlemskap trenger vi informasjon om deg for å gi deg ditt eget personlige medlemsbånd, for å opprette avtalegiro eller for å kunne sende månedlig faktura. I tillegg trenger vi noen ganger informasjon om deg for å vite hva du som kunde er mest opptatt av og hvilke behov du har, slik at vi kan levere produkter tilpasset deg. Noen ganger trenger du kanskje å fryse ditt medlemskap av helsemessige årsaker, eller din arbeidsplass har en avtale med oss. Da skal du vite at vi vet disse tingene, for å kunne yte best mulig service.Du skal til enhver tid vite hva informasjonen du gir oss brukes til og hvor lenge vi beholder denne informasjonen. Vi har laget en ryddig og oversiktlig personvernerklæring, som forteller deg detaljert om hva informasjonen du legger igjen hos oss brukes til. Finner du ut at du ikke ønsker å ha denne informasjonen liggende hos oss, kan du når som helst få dette slettet fra våre databaser. Alle henvendelser skal besvares innen en måned.Vi har opprettet vårt eget personvernombud, som er Aquarama’s personvernekspert. Dette er bindeleddet mellom ledelsen, de som er registrert hos oss og Datatilsynet. Personvernombudet er ansatt i Aquarama, så vi bruker ikke tredjepart. For oss i Aquarama er det viktig at det er egne medarbeidere som selv sørger for å ha oversikt og kontroll og utføre nødvendige tiltak. Aquarama driver kun virksomhet i Norge og overholder gjeldende lover og regler, herunder også ifm. GDPR.

Aquarama fokuserer på å ivareta og beskytte våre kunders personvern. Vi behandler personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning, herunder i samsvar med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som kunde.

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi mottar og samler inn når du benytter deg av våre tjenester, samt hva vi gjør for å beskytte personopplysningene. 

Du bør gjøre deg godt kjent med innholdet i denne personvernerklæringen. Ved å bestille og ta i bruk våre tjenester samtykker du til at vi behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.

Personvernerklæring:

1. Hvem er behandlingsansvarlig? 

Det er selskapet Aquarama Service AS som er behandlingsansvarlig, representert ved personvernombud  og hennes personvernteam.

2. Hvilke personopplysninger behandles? 

For våre medlemmer og øvrige kunder oppbevares opplysninger om navn, telefonnummer, adresse, e-post, kjønn, alder og eventuelt familietilknytting. I tillegg er det adgangskontroll som registrerer hyppighet og bruk av medlemskapet hos medlemmer. 

For abonnenter av nyhetsbrev lagres kun navn, e-post og eventuelle interesser i å motta informasjon om.

3. Hva er formålet? 

Formålet med å lagre personopplysninger om medlemmer og gjester er å kunne opprette riktig medlemskap med tanke på pris, rabatter og alder. Her må også opplysninger oppbevares i forhold til betalingstransaksjoner. For øvrige kunder som for eksempel har kjøpt klippekort hos oss er det praktisk å kunne fornye dette uten å måtte be om alle opplysninger på nytt. 

For abonnenter av nyhetsbrev lagres navn, e-post og interesser i forbindelse med kundeoppfølging og relevant markedsføring. Du kan melde deg på eller av nyhetsbrev her.

Data fra adgangskontroll lagres for å føre statistikk på antall besøk og for å kunne tilpasse produkter og mer effektive løsninger. Denne dataen knyttes kun til allerede medlemmer og kan ikke knyttes til den enkelte gjest. 

4. Hva er det rettslige grunnlaget?

Her henviser til Lov om personvernopplysninger §8 om vilkår for å behandle personopplysninger. 

5. Hvor hentes opplysningene fra? 

Opplysningene hentes direkte fra medlemmet/kunden ved registrering i resepsjon eller ved registrering av informasjon gjennom vår nettside eller i skjema for nyhetsbrev.  

6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene? 

Det er selvsagt helt frivillig, men vi kan for eksempel ikke opprette medlemskap for en kunde uten å knytte det opp mot relevante  personopplysninger i forbindelse med betalingstransaksjoner. Skal du dog ha andre produkter trenger vi ikke disse opplysninger og du kan be om at de slettes. 

Det er frivillig å melde seg på nyhetsbrev og du kan til en hver tid melde deg av et nyhetsbrev ved å trykke “unsunscribe” nederst i e-posten. 

7. Utleveres opplysningene til tredjeparter? 

Opplysningene om medlemmer og øvrige kunder lagres i vårt kundedatabasesystem BRP lokalt på huset via vår egen server.

For deg som kun er mottaker av nyhetsbrev lagres opplysningene i database hos Mailchimp som vi har en databehandlingsavtale med.

8. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

Opplysningene arkiveres i henhold til punkt 7 og de slettes etter 5 år dersom de ikke lenger er i aktiv bruk (for eksempel et løpende medlemskap). Ønsker du å slette/anonymisere dine personopplysninger relatert til ditt medlemskap/kundeforhold kan du ta kontakt med Cathrine Nordal Wilson: E-post: Cathrine@aquarama.no og tlf: 980 58 895.

Ønsker du innsyn i personvernopplysninger knyttet til nyhetsbrev kan du ta kontakt med cathrine@aquarma.no

Din henvendelse vil besvares innen 1 måned og vi vil gi beskjed når du er anonymisert/slettet.    

9. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?

Samtlige som er registrert i våre databaser har selvsagt full rett til innsyn om alle personvernopplysninger som lagret hos oss, hva det brukes til og å bli slettet når de ønsker. Se punkt 8 og 11. Det er til enhver tid Norges gjeldende lovverk vi forholder oss til.

10. Hvordan sikres opplysningene? 

Vi har lokal server plassert på huset. Informasjonen sendes ikke ut. Videre har kun de av våre ansatte tilgang til opplysningene som trenger dem for å betjene våre kunder i det daglige. Tilgangen er også passordbeskyttet i form av at den enkelte medarbeider må logge på med personlig bruker for å få tilgang når de er på jobb.

11. Kontaktinformasjon.

For utfyllende informasjon, ønske om innsyn og/eller sletting ta kontakt med Cathrine Nordal Wilson: E-post: cathrine@aquarama.no og tlf: 980 58 895.